Les entreprises qui gèrent les informations personnelles de leurs clients ont d’énormes responsabilités. Elles doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les données confidentielles. Ces dernières ne doivent en aucun cas parvenir entre les mains des mauvaises personnes ou se perdre tout simplement. Compte tenu de l’évolution permanente de la technologie des informations, les risques de piratage sont très importants. D‘où, la mise en place du RGPD.
Qu’est-ce que le RGPD ?
Le RGPD ou Règlement européen sur la protection des données personnelles est mis en application depuis le 25 mai 2018. Il cherche avant tout à assurer une meilleure protection des données personnelles de tous les résidents au niveau de l’Union européenne. Il s’agit surtout d’un renforcement de l’application de la loi informatique et liberté en date du 6 janvier 1978. Le RGPD a été créé pour faciliter la mise en conformité de cette loi avec l’évolution permanente de la technologie de l’information. En effet, depuis l’avènement de l’e-commerce ainsi que des ventes en ligne, chaque entreprise doit récolter à distance les données personnelles de leur client. Ce qui représente un risque élevé aussi bien pour les clients que l’entreprise elle-même.
Notons que ce règlement RGPD s’applique à toutes les entreprises qui collectent les informations confidentielles de leurs clients. Ces données seront par la suite, stockées en vue d’une exploitation future. Comme il s’agit d’un règlement, toutes les entités concernées doivent l’appliquer impérativement au sein de leurs organisations respectives. Ainsi, chaque entreprise est tenue de faire une déclaration RGPD en ligne auprès de la CNIL. Pour plus d’efficacité dans l’application du RGPD dans votre entreprise, il est recommandé d’utiliser un logiciel rgpd. Cela permet de faciliter votre tâche, grâce à des notifications périodiques. Vous pouvez ainsi intervenir à tout moment selon la situation.
Les différentes étapes à suivre dans l’application du RGPD
Il existe différentes etapes rgpd à suivre pour une mise en conformité parfaite au règlement en vigueur. Dans un premier temps, il est nécessaire de faire un recensement de toutes les données personnelles collectées. Il s’agit notamment du nom, prénom, l’âge, l’adresse géographique ou e-mail, la taille, le poids ou encore la situation familiale. Il arrive même qu’on recueille des informations sur la santé selon le type d’entreprise. Ensuite, vous devez vous assurer que le client donne son consentement sur l’exploitation de ces données. Pour cela, l’utilisateur doit être très explicite quant à sa déclaration rgpd. Cela peut se faire par exemple par des cases à cocher. Il faut noter que le responsable concerné ne doit pas se sentir obligé d’accepter.
La dernière étape consiste à la prise de toutes les dispositions pour une protection optimale de tous les renseignements collectés. Dans ce sens, l’entreprise doit mettre en place des procédures internes afin de prouver qu’elle respecte parfaitement le RGPD. Il est par exemple nécessaire de désigner un responsable appelé DPO ou Data Protection officer. Ce dernier est chargé de contrôler le respect du règlement. Pour les données jugées sensibles, il faut prendre des mesures particulières. Ces données peuvent porter atteinte à la liberté ou au droit des personnes concernées.
Il importe de préciser que toutes les actions effectuées dans le cadre du RGPD doivent être justifiées à l’aide d’une documentation.
Comment assurer une protection optimale des données ?
Avant tout, il est nécessaire de préciser que le non-respect du règlement peut entraîner des sanctions pour l’entreprise. Tout commence par un avertissement et en cas de récidive, le responsable peut être condamné à payer une amende administrative qui peut d’élever à 20 millions d’euros. Pour garantir une meilleure protection des données, l’entreprise doit prévoir une formation pour tous les collaborateurs. La mise en place d’un droit d’accès aux données est également recommandée afin de réduire tous les risques d’intrusion. Pour une meilleure protection des données, il est nécessaire d’installer des outils de défense comme un antivirus ou un système de filtrage en cas de tentative de piratage.
Il ne faut pas non plus oublier de faire régulièrement une sauvegarde des données et installer un système de monitoring afin de faciliter la détection des anomalies. Quoi qu’il en soit, il est toujours préférable de se faire accompagner par des experts pour plus d’efficacité. De plus, cela permet à votre entreprise d’être plus réactive en cas de problème ou menace sérieuse.